Firma bez papieru

Systemy obiegu dokumentów Jak ograniczyć niepotrzebną liczbę wydruków

Firma bez papieru

Systemy do obiegu dokumentów upraszczają działania firmy, pomagają zapanować nad ogromną liczbą pism i korespondencji oraz ograniczają liczbę niepotrzebnych wydruków. Według badań IBM jeden pracownik przedsiębiorstwa potrafi w ciągu roku wydrukować 16 tysięcy kartek papieru.

Tony dokumentów papierowych, jakie gromadzą się w czasie działania firmy, są zmorą każdego działu. Szczególnie zaś tych wykorzystujących tradycyjną dokumentację, która według przepisów musi być przechowywana przez określony czas. Dlatego karierę na rynku robią systemy do zarządzania obiegiem dokumentów.

Ułatwić zarządzanie

System obiegu dokumentów w firmie ma dwa podstawowe zadania. Pierwszym jest porządkowanie dokumentów i zabezpieczenie przed utratą (archiwizacja), drugi to kontrola i zarządzanie ich przepływem.

Użytkownik, posiadając własne konto na dokumenty, może od razu stwierdzić, które dokumenty do niego napłynęły, zaś które muszą być przekazane dalej. Dostęp do dokumentów jest hierarchiczny - każdy może wykonać tylko taką pracę, jaka wynika z jego uprawnień...